Exercício Decisório: o que é e como elaborar

Introdução

Exercício decisório é um estudo constituído por um conjunto de etapas que conduzem à uma definição coerente sobre um determinado assunto.
Ele antecede a realização de um projeto propriamente dito e é relevante por ser de curta duração, de baixo custo e que prepara o grupo para uma etapa mais complexa e com um alto nível de risco.
O Exercício tão mais eficiente será quanto maior for o envolvimento de todos os componentes da equipe responsável por sua elaboração.

Parte inicial
As atividades iniciam-se com a reunião do grupo de trabalho. Cada equipe define um integrante para coordenar as discussões, controlar o tempo e presença dos integrantes da reunião. Define, ainda, uma secretaria, ou seja, duas pessoas (secretários) para anotarem tudo o que for discutido.
Cada integrante deve apresentar as idéias que já possui, realizar um "brainstorm", ou – o mais complexo –, realizar um estudo de mercado.
A equipe deve discutir todas as idéias relacionadas pela secretaria, definindo as cinco constatadas como as “melhores”, “mais viáveis”, “mais significativas”. Ou seja, para definir as cinco “melhores” propostas deve ocorrer um pequeno debate técnico entre os integrantes. Se não ocorrer unanimidade na escolha das cinco propostas, uma votação será realizada, prevalecendo o entendimento da maioria.
Agora, sim, será iniciado o exercício decisório; um exercício para cada uma das cinco idéias selecionadas. Se em algum dos itens do exercício, a idéia for rejeitada, ou seja for entendida como inviável pela equipe (por meio de argumentações coerentes), ela deve excluída do rol e passa-se a analisar a idéia seguinte. Ao final do exercício, o grupo separa somente as idéias que foram aprovadas integralmente em todos os itens do exercício.
Após nova rodada de argumentações, escolhem-se as três propostas finalistas, das quais uma será a definida como a melhor para a execução do projeto, visando implantação.

Etapas do Exercício Decisório para cada uma das idéias
1. Definição do tema
2. O que fazer?
3. Por quê fazer?
4. Quem vai fazer?
5. Onde fazer?
6. Quando fazer?
7. Como fazer?
8. Conclusão

A idéia que não for aprovada em um de quaisquer dos itens do exercício, deve ser descartada naquele momento. Somente continuarão no processo, aquelas que forem consideradas viáveis em todos os itens analisados.
Todos são responsáveis pela participação de todos.

1. Definição do tema
É a idéia proposta e que deve ser colocada sob a forma de título. Esse título deve estar contextualizado, ou seja, dar um nome, identificar a empresa ou o evento que se almeja construir. Assim, pode-se dizer que o tema é a identificação da idéia proposta e que permite ao leitor do exercício, uma visualização situacional dela.
Exemplo, se for um evento: “I Encontro Brasiliense de Educação Física, Esporte e Lazer”.

2. O que fazer?
O que é o evento ou a empresa?
Realizar uma discussão sobre o que é esse tema proposto, suas características, peculiaridades, vantagens, riscos, familiaridade e conhecimento da equipe sobre ele.
Exemplo: Em sua primeira edição, o “Encontro Brasiliense de Educação Física, Esporte e Lazer” busca ser um espaço para a apresentação, discussão e reflexão sobre pesquisas científicas. O evento visa motivar estudantes para a iniciação científica, sendo mais uma oportunidade de apresentarem os resultados de suas pesquisas, conhecerem os trabalhos de outros colegas, além de participarem de debates e assistirem conferência sobre assuntos relevantes. Planejado, organizado e realizado pelos alunos matriculados na disciplina “Prática de Organização de Eventos Desportivos e de Lazer”, este evento é a materialização de conhecimentos obtidos na disciplina “Administração Desportiva” e outras que contribuem para a formação do Professor de Educação Física.

3. Por quê fazer?
Definir justificativas razoáveis e objetivos para a opção realizada. Analisar se o grupo de trabalho dispõe de condições sócio-econômicas, técnicas, físicas, materiais etc. Faça uma análise da clientela-alvo, que permita identificar o seu real interesse pelo evento/empresa. Independentemente de a intenção ser meramente financeira, atingir realização profissional, realizar investimento, continuar carreira profissional, ou vários motivos em conjunto, deve haver uma convicção técnica de que haverá sucesso no evento.
Exemplo: Juntamente com o ensino e a extensão, a pesquisa é um dos tripés de suporte do ensino superior. A baixa produção científica nos curso de graduação é uma situação preocupante e que leva a um questionamento sobre a qualidade da formação profissional e da educação. A pesquisa científica propicia a produção e o contato com o conhecimento de forma autônoma e crítica, qualidades essenciais ao profissional e educador. Um encontro científico que visa reunir, no mesmo espaço e tempo, pesquisadores iniciantes e experientes constitui-se em relevante evento para o avanço de pesquisas sobre a Educação Física, Esporte e Lazer. A clientela-alvo é formada por Graduandos, graduados e pós-graduados em Educação Física, com grande interesse pelo assunto, que não possui eventos freqüentes em nossa região. A equipe organizadora possui conhecimentos teóricos e boa prática, que permite reduzir os riscos condizentes à realização de um evento. Levantamento realizado entre os componentes da equipe organizadora, aponta a existência imediata de recursos, na ordem de R$ 64.000,00, plenamente suficientes para fazerem frente a necessidades que, por ventura, venham a se suceder.

4. Quem vai fazer?
Montar equipe, definir organograma e atribuições.
Exemplo: Alunos da disciplina “Prática de Organização de Eventos Esportivos e de Lazer”, do segundo semestre de 2007, sob a coordenação do Professor Paulo Henrique Azevêdo.

5. Onde fazer?
Qual local oferece maiores vantagens?
O que é um bom "ponto“?
Exemplo: Abertura: Centro Comunitário Athos Bulcão, da UnB. Cursos: Auditório, Sala 114 e Saguão da Faculdade de Educação Física – FEF, da UnB. O transporte coletivo sai da Rodoviária PP, com o nome de UnB. O ponto de ônibus é o da FEF-UnB.

6. Quando fazer?
Decidir qual o melhor momento para início/implantação. Elaborar cronograma
Exemplo: Dia 24 e 25 de Março de 2007. Dia 24 – Credenciamento – 18h às 19h e Conferência de Abertura e mesa redonda – das 19h às 22h. Dia 25 – Cursos – das 8 às 12h e de 14 às 18h e exposição de pôsteres, das 12h às 14h. Elaborar cronograma

7. Como fazer?
Prever o evento ou empresa (descrever como irá acontecer ou como irá funcionar). Esclarecer melhor a idéia, Definir como atingir os objetivos, Discutir prioridades (o que deve ser feito agora e o que pode ser realizado em outras etapas), Levantar custos (de uma forma geral), Traçar metas iniciais (quantos clientes se pretende ter inicialmente e futuramente), Elaborar estratégias de identificação dos consumidores, de meios de atingi-los e como fazer para que eles saibam de nossa existência.
Exemplo: Primeiro dia - Credenciamento dos participantes; Início do evento com conferência proferida pelo Decano de Pesquisa e Pós-Graduação; Realização de mesa redonda; Encerramento das atividades do primeiro dia. Segundo dia - Início dos cursos, na parte da manhã; Intervalo para almoço; No horário do almoço, trabalhos sob a forma de pôster estarão à disposição, no saguão da FEF; Continuação dos cursos, na parte da tarde; Encerramento com um coquetel. O evento está sendo planejado para a participação de 150 a 200 inscritos. Divulgação: Confecção e distribuição: 600 fôlderes, 80 cartazes. Envio de e-mail de divulgação para alunos e ex-alunos da FEF/UnB. Mensagem eletrônica para os cursos de Educação Física do Distrito Federal e Região Centro-Oeste. Release distribuído a jornais, CREF, rádio e TV. Confecção de 10 faixas, posicionadas em locais estratégicos no Campus Universitário e Plano Piloto. Haverá reunião semanal, sempre às terças-feiras, às 18h, na Sala 43, da FEF-UnB, para elaboração do projeto e atividades de controle de planejamento.

8. Conclusão
De tudo o discutido, vale a pena continuar e elaborar um projeto?
Concluir pela continuidade ou não do Exercício, com vistas a se elaborar ou não um projeto sobre o tema.
Exemplo: Depois de passar por todas as etapas do exercício, o tema foi considerado viável para ser objeto de um projeto de evento a ser elaborado.